Koppeling voor automatische emailverwerking van inkomende email

Voor het geautomatiseerd verwerken van email berichten wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van standaard en open protocollen:

• IMAP4
• POP3
• JMAP, een nieuwe open standaard die IMAP, CardDav (contacten) en CalDav (agenda) functionaliteit vervangt.

Daarnaast is er in de markt een aantal applicaties wat de Graph REST API van Microsoft 365 ondersteund.

Om de verbinding veilig te kunnen opzetten is authenticatie op basis van oAUTH protocol verplicht.

De ondersteuning van IMAP4, POP3 en de Graph API op basis van het oAUTH protocol wordt alleen ondersteund via Exchange Online.

Het inzetten van Exchange Online voor automatische verwerking is toegestaan onder de volgende voorwaarden:

• Per aangesloten systeem wordt een Entra ID Service Principle aangevraagd die alleen toegang geeft tot de mailbox die automatische moet worden verwerkt.
• In de basis is er geen handmatige gebruikers interactie nodig voor de verwerking van de mailbox. Toegang voor beheerders is bedoeld voor het kunnen diagnosticeren en oplossen van een eventuele verstoring.
• De mailbox wordt in de basis niet als archiefoplossing gebruikt, en emails worden bijvoorkeur direct na verwerking verwijderd, of anders automatisch na het verstrijken van de retentie tijd. Het principe is dat de email na verwerking wordt gearchiveerd in het gekoppelde systeem, en dat een dubbele opslag overbodig is.
• Emails die niet automatisch verwerkt kunnen worden (b.v. SPAM emails), en achterblijven in de mailbox, vervallen automatisch, b.v. na 60 dagen (de duur is in afstemming met de business). Dit is de retentietijd.
• In geval van een storing moet deze binnen de retentietijd opgelost zijn.
• Er is een verantwoordelijke beheerder aangewezen die verantwoordelijk is voor het beheer van de postbus, b.v. de applicatiebeheerder.

In bestaande gevallen, zoals de email afhandeling van email in het Generiek Zaaksysteem wordt al gebruik gemaakt van postbussen in Exchange Online. Exchange on Premise biedt geen ondersteuning voor het oAUTH protocol.