Logisch ontwerp TOPdesk

Beschrijving

Business Intelligence tooling

Type

SQL query's

Functie

Ontvangt data voor rapportage en analyses

Eigenaar

IVP-BI

Aantal gebruikers

1 systeem account voor interface

Aantal transacties

1

Frequentie van de transacties

Dagelijks

Hoeveelheid data

Onbekend

Toegepaste security

Onbekend

Beschrijving

Identity and Access Management

Type

SAML

Functie

• Authenticatie gebruikers
• Gebruikers beheer
• Security Groepen beheer
• eHerkenning
• Certificaten authenticatie (Proxy)

Eigenaar

BOS (eHerkenning, Webportaal), Infra (LDAP, SAML, Proxy)

Aantal gebruikers

Onbekend

Aantal transacties

Onbekend

Frequentie van de transacties

Onbekend

Hoeveelheid data

Onbekend

Toegepaste security

Onbekend

Beschrijving

RWS mail server, MS Exchange, Relay

Type

EWS, IMAP, SMTP

Functie

E-mails automatisch versturen, e-mails ontvangen en verwerken

Eigenaar

IRN Infra

Aantal gebruikers

Onbekend

Aantal transacties

Onbekend

Frequentie van de transacties

Onbekend

Hoeveelheid data

Onbekend

Toegepaste security

Certificaat authenticatie

Beschrijving

RWS platform voor het uitwisselen van data, ingevuld met Enterprise Service Bus van MuleSoft

Type

HTTPS (JSON berichten)

Functie

Koppelen met externe databronnen (basisadministraties); proxy functionaliteit

Eigenaar

IVP

Aantal gebruikers

Onbekend

Aantal transacties

Onbekend

Frequentie van de transacties

Onbekend

Hoeveelheid data

Onbekend

Toegepaste security

Certificaat authenticatie

Beschrijving

SSC-ICT levert personenbestand op Shared-SQL

Type

HTTPS, SQL

Functie

Personenbestand van SSC-ICT Middels VPN naar de RWS Shared-SQL database server (updates met 30 min interval)

Eigenaar

IV Tooling

Aantal gebruikers

Onbekend

Aantal transacties

Onbekend

Frequentie van de transacties

Onbekend

Hoeveelheid data

Onbekend

Toegepaste security

SSL

Beschrijving

Personen met de rol voor Technisch onderhoud via server console

Type

RDP voor Technisch onderhoud via server console

Functie

Functioneel en technisch onderhoud via applicatie interface, waar onder:

• Uitrollen appliance (incl. redeploy tbv patching)
• Uitrollen updates
• Monitoren omgeving
• Support

Eigenaar

IVP

Aantal gebruikers

Onbekend

Aantal transacties

Onbekend

Frequentie van de transacties

Onbekend

Hoeveelheid data

Onbekend

Toegepaste security

Active Directory groepen

Beschrijving

Self service portal gebruiker

Type

HTTPS (web browser)

Functie

Aanvragen van (beperkte set van) diensten via Self Service Portal van TOPdesk IV (eHerkenning, voor bedrijven)

Eigenaar

RWS

Aantal gebruikers

Onbekend

Aantal transacties

Onbekend

Frequentie van de transacties

Onbekend

Hoeveelheid data

Onbekend

Toegepaste security

eHerkenning en SSO (SAML)

Beschrijving

Personen die in dienst van RWS (intern en ingehuurd) de afhandeling van ITSM processen afhandelen.

Type

HTTPS (web browser)

Functie

Behandelen van aanvragen, onderhoud van CMDB

Eigenaar

RWS

Aantal gebruikers

Onbekend

Aantal transacties

Onbekend

Frequentie van de transacties

Onbekend

Hoeveelheid data

Onbekend

Toegepaste security

Active Directory groepen

ID

Aandachtsgebied

Implementatie

Status

Genomen

Onderwerp

Installatie

Ontwerp besluit

De installatie van de applicatie vindt plaats op virtual machines (VM's). Migratie naar een SaaS-oplossing, tenzij er zwaarwegende argumenten vanuit de business zijn. Dan migratie naar een Virtual Appliance-oplossing.

Probleem Omschrijving

De software en configuratiecomponenten zelf installeren kost tijd en is foutgevoelig. D.m.v. virtualiseren, automatiseren en/of uitbesteden kan dit voorkomen worden. Welke wijze van implementatie past hier het beste?

Aannames

De componenten geleverd door de leverancier voldoen aan de RIVA.

Motivatie

Professionalisering van het beheer

Opties

1. SaaS door TOPdesk (public/private cloud)
2. SaaS on premise
3. Virtual Appliance
4. Virtuele machines (classic on premise)
5. Dedicated installatie op bare metal met juiste OS

Onderbouwing genomen besluit

Een Virtual Appliance implementatie van TOPdesk is geschikt voor data t/m het niveau 'RWS-vertrouwelijk' (besluit IRN o.b.v. advies van het Security center).Het Security center heeft nog geen uitspraak gedaan over het vertrouwelijkheidsniveau voor data in geval van SAAS-oplossingen voor TOPdesk.

1. Software as a Service heeft als voordeel dat het beheer door de leverancier wordt uitgevoerd en dat de gebruikers altijd de meest actuele versie van de applicatie tot hun beschikking hebben. N.B. De database wordt als onderdeel van de applicatie gezien en bevindt zich dus ook in de cloud van de leverancier; fysiek splitsen van data en applicatie (en daarmee ook verantwoordelijkheid voor het beheer ervan) is niet wenselijk en kan leiden tot groot performanceverlies en het risico op inconsistenties in datamodel en configuraties.
   
   
   
2. SaaS on premise (een cloud oplossing in eigen datacenter) wordt niet door de leverancier aangeboden.
   
   
   
3. Bij Virtual Appliance zijn de juiste componenten en de configuratie ervan bij elkaar gebracht en worden als een image aangeboden. Deze oplossing vergt relatief veel aandacht om binnen de RWS omgeving werkend te krijgen.
   
   
   
4. De huidige 'classic on premise'versie draait op virtual machines, zoals indertijd door leverancier ook werd geadviseerd. De huidige 'classic on premise' is 'end of life'. Sinds 2020 zijn er niet langer nieuwe releases. De leverancier biedt nu alleen SAAS en Virtual Appliance-oplossingen. RWS volgt deze ontwikkeling mits voldaan kan worden aan voorwaarden voorkomend uit de BIO. Tevens dient het technisch mogelijk te zijn om voor RWS noodzakelijke koppelingen te realiseren. Alternatief zou zijn: Een andere tool (van een andere leverancier). De impact daarvan is groot. Een complexe migratie is een kostbaar en risicovol. Bovendien is de kans reëel, dat ook een nieuwe leverancier (op termijn) eveneens het ontwikkelpad kiest van SAAS en/of Virtual Appliance.
   
   
   
5. Installatie op bare metal is onderhoudsgevoelig en uitbreiding is lastig.

Gevolgen besluit

De verschillende instanties van TOPdesk worden voor verschillende processen en door verschillende organisatieonderdelen gebruikt. De data classificatie dient daarom ook per toepassing beoordeeld worden. Uiteraard dienen ten gevolge hiervan ook eventuele aanvullende maatregelen per toepassing bepaald en geïmplementeerd worden. Ook AVG dient in deze afwegingen meegenomen te worden.

De koppelingen moeten aan dezelfde eisen voldoen als alle andere koppelingen met de buitenwereld. De beveiligingsmaatregelen zoals verplicht gebruik van ESB, certificaten e.d. dienen dan strikt nageleefd te worden.

Afgeleide requirements

Zodra alle instanties van TOPdesk als SaaS draaien is de gegarandeerde data classificatie niet hoger dan RWS Bedrijfsvertrouwelijk.

Gerelateerde OB's

OB-TD-002

ID

TD-002

Aandachtsgebied

Integratie

Status

Genomen

Onderwerp

API's via Integratie Platform (ESB)

Ontwerp besluit

Voor het koppelen van TOPdesk met andere systemen wordt gebruik gemaakt van de API's via Integratie Platform van IVP (ESB).

Probleem Omschrijving

TOPdesk maakt koppelingen met andere applicaties zowel binnen als buiten RWS. Wat is de beste methodiek om deze koppelingen te maken, hergebruiken en onderhouden?

Aannames

De API's zijn beschikbaar en generiek; de te koppelen systemen kunnen omgaan met API's.

Motivatie

TOPdesk is aan het uitgroeien tot hét ITSM en CMDB systeem voor IV van RWS. Er is steeds meer behoefte aan koppelingen met verschillende systemen. Als elk van deze systemen een eigen manier van koppelen krijgt, wordt het onderhoud complex en duur, en het doorvoeren van wijzigingen van TOPdesk in al deze koppelingen tijdrovend en foutgevoelig. Daarnaast door de SaaS implementatie van de leverancier betekenen de koppelingen met interne databronnen de overgang in vertrouwelijkheidszones, in welk geval het Integratie Platform (ESB) als een voorkeursmaatregel aangewezen is.

Opties

1. Alle koppelingen via API's en Integratie Platform (ESB)
2. Alle koppelingen via API's niet via Integratie Platform (ESB)
3. Alle koppelingen via import/export functionaliteit
4. Meerdere manieren van koppelen toegestaan

Onderbouwing genomen besluit

De generieke manier van aansluiten verdient de voorkeur, omwille van beheerlast en gevoeligheid bij wijzigingen van de applicatie. Daarom is de keuze voor één soort werkwijze voor de hand liggend (opties 1 t/m 3).

De gegevensuitwisseling via import/export functionaliteit (optie 3) is ook onderhoudsgevoelig, zowel wat betreft opbouw van de bestanden, het verzamelen ervan, inplannen van automatisch verwerken of handmatig starten en beveiligen op niet kunnen wijzigen van de inhoud.

Het gebruik van API's (opties 1 en 2) zorgt voor minder impact op koppelingen bij wijzigingen in TOPdesk of een van de gekoppelde systemen.

Inzetten van Integratie Platform (ESB) (optie 1) voegt hieraan toe eventuele transformaties van protocollen, beveiliging en monitoring. In geval van een SaaS implementatie is het zelfs een voorkeursmaatregel voor de overgang van de vertrouwelijkheidszones.

Gevolgen besluit

Ontwikkeling, governance, documentatie en beschikbaarheid generieke koppelingen. Op termijn overzetten van andere soorten koppelingen naar de gewenste.

Afgeleide requirements

Kunnen omgaan met API's door de gekoppelde systemen. Voldoende aanwezigheid van API's (met voldoende functionaliteit) in TOPdesk.

Gerelateerde OB's

Geen

ID

TD-003

Aandachtsgebied

Beheer

Status

Gesloten

Onderwerp

Gebruikersbeheer

Ontwerp besluit

De elders bij RWS beheerde accounts voor interne en externe medewerkers worden m.b.v. de Infra dienst ook in TOPdesk automatisch aangemaakt, geactualiseerd en functioneel verwijderd. TOPdesk IV is gekoppeld aan Identity & Access management (IAM) voor eHerkenning. IDM-data komt voor alle TOPdesk-implementaties vanuit P-direkt (persoonsgegevens van ambtenaren) en de IenW-adressengids (persoonsgegevens van externe medewerkers)

Probleem Omschrijving

In- en uitdiensttreding, wijziging van functie van een interne RWS medewerker, maar ook inhuur, partners en andere externe personen vormt een behoorlijke impact op de beheerorganisatie.

Aannames

Het beheer van interne en externe accounts is belegd.
De rollen/functies geven een duidelijke indicatie tot welke groep(en) een gebruiker behoort en welke rechten erbij horen.

Motivatie

Handmatige beheer van accounts die ook elders worden beheerd, tijdrovend, foutgevoelig en tijdgevoelig. Automatiseren van het beheer van gebruikersaccounts, samen met de regels rondom de autorisatie en authenticatie, zorgt voor uniformiteit over de systemen heen en ontlast de beheerders.

Opties

1. Automatisch gebruikersbeheer o.b.v. elders beheerde accountgegevens
2. Deels automatisch beheerde gebruikersaccounts en rechten
3. Handmatig beheer gebruikersaccounts en rechten

Onderbouwing genomen besluit

Professionele, snelle en correcte dienstverlening steunt op automatisering van taken, waar mogelijk. Hiermee wordt "eenmalig inwinnen, meermalig gebruiken" principe ook bediend, het beheer wordt gemakkelijker en overzichtelijk. Zodra er handmatige acties plaats moeten gaan vinden, moeten de processen hierop ingericht zijn, het kost tijd, is foutgevoelig, de afspraken zijn moeilijker te monitoren.

Gevolgen besluit

De systemen en aangeboden informatie moeten hiervoor geschikt gemaakt worden. De IAM broker van IRN Infra biedt dat al deels voor externe gebruikers, maar is zelf ook geen bron en is afhankelijk van de aangeboden informatie; op het moment dat de informatie aangepast/verbreed wordt, moet ook verwerking hiervan in/door de IAM broker aangepast worden.

Afgeleide requirements

De informatie uit bronnen moet voldoende zijn om op basis hiervan de gebruikersgegevens, de indeling in groepen/rollen en daarmee de rechten toewijzing te bedienen. De regels voor het bepalen van rechten moeten eenduidig zijn vastgesteld.

Gerelateerde OB's

Geen