6. Besluitvormingsproces

Op verschillende niveaus in de architectuur vindt besluitvorming plaats. Dit zorgt ervoor dat er binnen de RWS organisatie duidelijk is wat de definitieve architectuur is. Transparante besluitvorming maakt dat het ook inzichtelijk is hoe de architectuur tot stand komt en welke keuzes er zijn gemaakt. Zowel voor de uitvoering, andere architecten als de afnemers is dit noodzakelijk om te kunnen vertrouwen op de architectuur.

Het gebruik van Confluence helpt hierbij, onder elke ABB staat een overzicht van de keuzes die met betrekking tot dat bouwblok zijn gemaakt. Het aanmaken kan door het gebruik van de knop 'Voeg een architectuurkeuze toe:'. Dit komt dan automatisch in het overzicht van de ABB.

Alle keuzes zijn te vinden op de pagina Decision log. 

Het proces voor de besluitvorming is als volgt:

Voorbereiding op Architectuurbesluitvorming

Het doel is te komen tot efficiënte, goed onderbouwde en voorspelbare architectuurbesluiten.

Verstuurmoment

De indiener zorgt voor tijdige en volledige aanlevering:

Voorbereiding (ontvangers)

Ontvangers dienen minimaal het volgende te doen:

• Document volledig lezen.
• Vragen en opmerkingen vooraf noteren (in Confluence)
• Risico’s of afhankelijkheden vooraf noteren (in Confluence)
• Een voorlopig standpunt vormen.
• Aangeven of er behoefte is aan een presentatie (ja/nee).

Regel: De meeting is bedoeld voor besluitvorming -> niet voor het lezen, verkennen of het voor het eerst vormen van inhoudelijke standpunten.

Verloopt van de bespreking

• Korte toelichting op doel en scope van de meeting.
• Samenvatting door de indiener: Context → Drivers → Gekozen optie →
• Bespreken van inhoudelijke vragen.
• Bespreken van risico’s en afhankelijkheden bespreken.
• Besluitvorming en vastleggen acties:
  • akkoord
  • akkoord met wijzigingen
  • aanvullende analyse nodig

Terugkoppeling

Na de meeting deelt de indiener binnen 5 werkdagen:

• Aangepaste versie (indien van toepassing)
• Een duidelijke opsomming van besluiten en acties