3. Portfoliomanagement

Het portfoliomanagement  binnen IRN speelt een cruciale rol in de inrichting van dienstverlening voor de afnemers. Dienstverlening wordt op hoofdlijnen beschreven op het niveau van ABBs en gespecificeerd op basis van SBBs. Het is de taak van het portfoliomanagement  om ervoor te zorgen dat alle diensten consistent worden geleverd en het is verantwoordelijk voor de afstemming met de externe afnemers. 

Het portfoliomanagement wordt door verschillende rollen uitgevoerd. Deze bestaan uit: 

• Servicemanagers (SM): De focus van de service manager is om ervoor te zorgen dat de diensten voldoen aan de lange-termijnbehoeften van de organisatie en de afnemer. De service manager is de schakel tussen de afnemer en IRN op het tactisch en strategische vlak. Deze rol is vooral gericht naar de afnemers. Zij zijn integraal verantwoordelijk voor de kwaliteit van de gehele IRN bijdrage aan de serviceketens.
• Service delivery managers (SDM): De service delivery manager is verantwoordelijk voor de processen die bouwblok en dienst overstijgend zijn, zoals de goede inrichting van de bestelprocessen, leverprocessen, en beheerprocessen. Deze rol is vooral intern IRN gericht.
• Portfoliomanager (PFM): De portfoliomanager is verantwoordelijk voor de definitie van de diensten in het IRN portfolio richting de RWS organisatie. Dit gebeurt binnen de IV Governance Stuurlijn.
• Proces-coördinatoren (PC): deze bewaken de afspraken die vastgelegd zijn rond het leveren, changes en het incidentproces. Deze zijn minder betrokken bij individuele diensten, in tegenstelling tot service managers en service delivery managers. 

Belangrijk om toe te voeren is dat het service portfoliomanagement en het project portfoliomanagement buiten scope van deze rolgroep is. Binnen scope is de PFM binnen de portfolioraden (totaal 6) binnen de IV-Governance stuurlijn. Ander portfoliomanagement is daar ondergeschikt aan en wordt niet specifiek benoemd.

Door de focus van de architectuursturing op de dienstenen producten die gericht zijn aan afnemers, zijn voor dit stuk vooral de service, en service delivery managers relevant. Dit wordt in dit stuk het service management genoemd. Een exacte verdeling aan werkzaamheden is te vinden in de paragraaf RASCI Tabel. 

Door de strakke koppeling tussen de diensten en de ABBs, kan het service management effectief opereren binnen de bredere architectuur van IRN, wat leidt tot een duidelijke en efficiënte dienstverlening aan afnemers. Het service management is ook verantwoordelijk voor de communicatie van de life cycle van producten richting afnemers. Dit gebeurt op basis van de roadmaps die door het productmanagement worden geleverd.

3.1. Koppeling van diensten aan ABBs en SBBs

Alle ICT-producten die binnen IRN worden geleverd, zijn gelinkt aan een specifiek Solutionbouwblok (SBB), maar worden functioneel beschreven in het ABB. Deze koppeling is essentieel om te waarborgen dat de producten passen binnen de gedefinieerde architectuur en voor transparantie in de dienstverlening. Een product kan alleen in productie worden genomen en als het product beschikbaar komt voor afnemers als deze deel uitmaakt van een ABB en SBB.

Voordelen van deze koppeling:

• Consistentie: Alle producten volgen dezelfde architectuurprincipes en worden op een uniforme manier beheert.
• Traceerbaarheid: Het is altijd duidelijk welk product bij welk SBB hoort en welke architectuurelementen daarbij betrokken zijn. Dit maakt het beter mogelijk om inhoudelijk op werkzaamheden te sturen vanuit de architectuur. 

3.2. Afstemming met afnemers

Een van de kernfuncties van het service management is de afstemming met de afnemers van de producten van IRN. Het service management fungeert als het centrale aanspreekpunt voor afnemers en is verantwoordelijk voor het bundelen van vragen, verzoeken en feedback. Dit gebeurt enerzijds via de periodieke overleggen met de afnemers, maar anderzijds ook via het portfoliomanagement van de IV-Governance stuurlijn. Deze worden vervolgens teruggekoppeld naar het productmanagement en de architectuurteams om mogelijke aanpassingen of verbeteringen door te voeren.

Hoofdactiviteiten van het service management op het gebied van afstemming:

• Vragen en verzoeken bundelen: Service management verzamelt feedback van afnemers en zorgt ervoor dat deze informatie systematisch wordt behandeld.
• Wijzigingen doorvoeren: Wanneer afnemers wijzigingen of verbeteringen in producten verzoeken, worden deze door het service management geëvalueerd en, indien nodig, teruggekoppeld naar de productmanagers en de architectuurteams. Als het verzoek betrekking heeft op een SBB, wordt dit primair behandeld op SBB-niveau. Indien nodig kan dit ook op ABB-niveau worden besproken.
• Stakeholdermanagement: Het  zorgt voor continue communicatie tussen afnemers, productafnemers, productmanagers en architecten, zodat producten optimaal blijven functioneren en aan verwachtingen voldoen.

3.3. Verantwoordelijkheden en Structuur

De verantwoordelijkheden binnen het service management zijn duidelijk verdeeld. Voor iedere dienst zijn er specifieke partijen die verantwoordelijk zijn voor het beheer, waaraan het service management zich kan richten.

• Productmanager: Heeft de eindverantwoordelijkheid voor de producten en bewaakt de roadmap en functionele specificaties.
• Solution architectuur: Zorgt dat technische problemen van afnemers waar nodig worden verwerkt in de architectuur. 

Deze strakke verdeling van verantwoordelijkheden zorgt ervoor dat het service management zich kan richten op de afstemming met de afnemers van de diensten. Het heeft met deze beschreven verdeling een single point of contact.

3.4. SLA’s en Prestatiebeheer

Een belangrijk onderdeel van het service management is het ondersteunen bij de vastlegging van service level agreements (SLA’s) voor elke dienst. Deze SLA’s beschrijven de prestaties en beschikbaarheid die de afnemers mogen verwachten. Het service management is verantwoordelijk voor:

• Monitoren van SLA's: Het continue monitoren van de prestaties van producten om te waarborgen dat ze voldoen aan de afgesproken SLA’s.
• Rapportage: Het rapporteren van prestaties aan de afnemers en het signaleren van eventuele afwijkingen.
• Oplossen van niet behaalde SLA’s: Wanneer een dienst niet voldoet aan de SLA, stuurt het service management het productmanagement aan om de benodigde stappen te zetten zodat de producten weer op het juiste prestatieniveau functioneert.

3.5. Servicebeheer op niveau van ABB en SBB

Hoewel het merendeel van de servicevraagstukken op SBB-niveau wordt behandeld, kunnen er situaties zijn waarin afnemers verzoeken om wijzigingen op ABB-niveau. In deze gevallen is het service management verantwoordelijk voor het signaleren van dergelijke verzoeken en het doorgeleiden naar de juiste overlegstructuren binnen de architectuursturing van IRN.

Op deze manier blijft de serviceafstemming flexibel en kan er worden gereageerd op veranderende eisen van afnemers, terwijl de architectuurprincipes behouden blijven.

3.6. Relatie met de IV-Governance stuurlijn

Nog uit te werken na vaststelling werking van de portfolioraden.

3.7. Schematische weergave van de samenwerking

De verschillende rollen binnen IRN werken samen aan een betrouwbaar, wendbaar en veilig portfolio. Een belangrijk onderdeel hiervan is de samenwerking tussen de verschillende rollen. Onderstaand plaatje beschrijft de rollen en de samenwerking tussen de rollen.